Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke
Oppas Eef is een oppasbemiddelingsservice van Evelien van Dijk, gevestigd in de regio Den Bosch. Oppas Eef bemiddelt tussen gezinnen en oppassers en ondersteunt gezinnen bij het vinden van een passende oppas. Daarnaast verzorgt Oppas Eef bemiddeling voor oppasdiensten tijdens bruiloften en events.

Oppas Eef is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
Oppas Eef
Evelien van Dijk
E-mail: info@oppaseef.nl
Telefoon: 06-13490168
Website: www.oppaseef.nl
KvK-nummer: 42152287
Vestigingsadres: ‘s-Hertogenbosch

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Oppas Eef?
Oppas Eef verwerkt persoonsgegevens die nodig zijn om haar diensten uit te kunnen voeren. Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van de dienst die je afneemt en van jouw rol als ouder/verzorger of oppasser.

2.1 Gegevens van ouders en verzorgers
Bij een aanmelding of bemiddeling kunnen wij onder andere verwerken:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Gegevens over de gewenste oppasdienst
• Beschikbaarheid en voorkeuren
• Gegevens uit het intakeformulier
• Contactgeschiedenis
• Factuur- en betaalgegevens, voor zover noodzakelijk

Deze gegevens zijn nodig om contact met je op te nemen, je aanvraag te beoordelen, een passende oppasser te zoeken en de bemiddelingsovereenkomst uit te voeren.

2.2 Gegevens van kinderen
Om een passende en veilige oppas te kunnen vinden, kunnen wij gegevens over de kinderen verwerken die noodzakelijk zijn voor de bemiddeling en opvang.
Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• Voornaam
• Leeftijd of geboortedatum
• Gezinssamenstelling
• Ondersteuningsbehoefte
• Dagritme
• Bijzonderheden die relevant zijn voor de opvang
• Allergieën
• Medicatie
• Medische of zorggerelateerde informatie
• Ontwikkelingsbehoeften
• Noodcontactgegevens

Niet alle bovenstaande gegevens zijn bij iedere bemiddeling nodig. Wij verwerken alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende oppasdienst, een passende match of de veiligheid van het kind.

2.3 Gegevens van oppassers
Bij aanmelding als oppasser kunnen wij onder andere verwerken:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Beschikbaarheid
• Oppas- en werkervaring
• Opleidingen
• Diploma's en certificaten
• Referenties
• Gegevens met betrekking tot een VOG
• Relevante zorgachtergrond
• Bankgegevens, wanneer deze noodzakelijk zijn
• Gegevens uit het intakeformulier

Deze gegevens zijn nodig om een oppasser te kunnen beoordelen, een passende match te kunnen maken en de bemiddeling uit te voeren.

3. Waarom verwerkt Oppas Eef persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor:

• het behandelen van een aanvraag
• Het uitvoeren van een bemiddeling
• Het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst
• Het maken van een passende match tussen gezin en oppasser
• Het delen van noodzakelijke informatie met de betrokken partij
• Het plannen en organiseren van kennismakingen
• Het onderhouden van contact
• Onze administratie en facturatie
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
• Het behandelen van vragen, klachten en verzoeken

Wij vragen en verwerken niet meer persoonsgegevens dan voor het betreffende doel noodzakelijk is.

4. Op welke grondslagen verwerkt Oppas Eef persoonsgegevens?
Oppas Eef verwerkt persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

De belangrijkste grondslagen zijn:
Uitvoering van een overeenkomst
Wij verwerken persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om een bemiddelingsovereenkomst met het gezin te sluiten en uit te voeren. Zonder deze gegevens kunnen wij de bemiddeling of oppasdienst niet goed uitvoeren.

Wettelijke verplichting
Sommige gegevens moeten wij verwerken omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie en fiscale verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang
In bepaalde situaties verwerken wij persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering, bijvoorbeeld voor het onderhouden van contact, het beveiligen van onze dienstverlening en het behandelen van vragen of klachten. Daarbij maken wij steeds een afweging tussen ons belang en jouw privacybelang.

Toestemming
Wanneer toestemming de juiste wettelijke grondslag is, vragen wij hiervoor vooraf toestemming. Je kunt een gegeven toestemming op ieder moment weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

5. Bijzondere persoonsgegevens
Bij een deel van onze dienstverlening kan het noodzakelijk zijn om informatie over de gezondheid of zorgbehoefte van een kind te verwerken. Denk bijvoorbeeld aan allergieën, medicatie of andere medische bijzonderheden.

Wij verwerken dergelijke gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor een veilige en passende opvang en wanneer daarvoor een passende wettelijke grondslag bestaat.

Wij beperken deze informatie tot wat noodzakelijk is voor de betreffende bemiddeling en delen deze informatie alleen met personen die deze informatie voor de toekomstige uitvoering van de oppasdienst nodig hebben.

6. Met wie deelt Oppas Eef persoonsgegevens?
Oppas Eef verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden.
Wij kunnen persoonsgegevens delen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening. Dit kan bijvoorbeeld zijn met:

• De geselecteerde oppasser
• De ouder(s) of verzorger(s)
• Partijen die ons ondersteunen bij onze administratie;
• Onze boekhouder
• Onze software- en dienstverleners
• Partijen waarmee wij samenwerken voor hosting, e-mail, formulieren, planning, betalingen of boekhouding
• Overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Wij delen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

7. Sub-verwerkers
Oppas Eef maakt voor bepaalde onderdelen van haar dienstverlening gebruik van externe dienstverleners. Deze partijen kunnen persoonsgegevens verwerken namens Oppas Eef. Deze partijen worden ook wel sub-verwerkers genoemd. Voorbeelden hiervan zijn dienstverleners voor:

• Websitehosting
• E-mail
• Online formulieren
• Planning en afspraken
• Betalingen
• Boekhouding en administratie
• Opslag van documenten

Met verwerkers die namens Oppas Eef persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens. Oppas Eef zorgt ervoor dat deze partijen persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan waarvoor zij zijn ingeschakeld.

Een actueel overzicht van de gebruikte sub-verwerkers kan worden opgevraagd via info@oppaseef.nl.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere bewaartermijn voorschrijft. Vooralsnog hanteren wij de volgende uitgangspunten:

Gezinnen
Persoonsgegevens worden maximaal 2 jaar na de laatste bemiddeling of dienstverlening bewaard, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Oppassers
Persoonsgegevens worden maximaal 2 jaar na beëindiging van de samenwerking bewaard, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Financiële administratie
Gegevens die onderdeel uitmaken van de administratie worden bewaard gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn.

Medische en zorggerelateerde gegevens
Deze gegevens worden verwijderd zodra zij niet langer noodzakelijk zijn voor de betreffende dienstverlening, tenzij een wettelijke verplichting zich daartegen verzet.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn en er geen wettelijke bewaarplicht geldt, worden deze verwijderd of op een andere passende wijze vernietigd.

9. Beveiliging
Oppas Eef neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking. Daarbij kan Oppas Eef onder andere gebruikmaken van:

• Beveiligde apparaten
• Sterke wachtwoorden
• Tweestapsverificatie waar mogelijk
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens
• Beveiligde opslag
• Toegang tot persoonsgegevens uitsluitend voor personen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben

10. Datalekken
Ondanks onze beveiligingsmaatregelen kan zich een datalek voordoen. Wanneer sprake is van een datalek, beoordeelt Oppas Eef wat de gevolgen zijn en welke maatregelen nodig zijn.

Indien de AVG dit vereist, meldt Oppas Eef het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en worden betrokkenen geïnformeerd wanneer dit wettelijk noodzakelijk is.

11. Referenties en VOG
Wanneer een oppasser zich aanmeldt, kan Oppas Eef referenties opvragen. Referenties worden alleen benaderd nadat de oppasser hiervoor toestemming heeft gegeven.

Wanneer een oppasser een VOG aanlevert, verwerkt Oppas Eef alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het beoordelen van de geschiktheid van de oppasser.

12. Beeldmateriaal
Foto's en ander beeldmateriaal waarop personen herkenbaar zijn, worden alleen gebruikt wanneer daarvoor een passende grondslag bestaat.

Wanneer toestemming nodig is, wordt deze vooraf gevraagd. Een gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.

13. Welke rechten heb je?
Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Je kunt, afhankelijk van de situatie:

• Vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken
• Vragen om onjuiste persoonsgegevens te corrigeren
• Vragen om persoonsgegevens te verwijderen
• Vragen om de verwerking van persoonsgegevens te beperken
• Vragen om jouw persoonsgegevens over te dragen
• Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen
• Jouw toestemming intrekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd

Recht van bezwaar
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking van jouw persoonsgegevens wanneer deze verwerking plaatsvindt op basis van het gerechtvaardigd belang van Oppas Eef.

Wanneer je bezwaar maakt, beoordelen wij jouw verzoek en stoppen wij de verwerking wanneer daarvoor geen zwaarwegende gerechtvaardigde gronden bestaan die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden, of wanneer de verwerking verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

14. Hoe kun je jouw rechten uitoefenen?
Een verzoek kun je indienen via:

info@oppaseef.nl

Om jouw persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij vragen om aanvullende informatie om jouw identiteit te controleren. Wij gebruiken deze informatie uitsluitend om te controleren dat het verzoek daadwerkelijk door jou wordt gedaan.

Wij reageren zo snel mogelijk en in ieder geval binnen één maand op jouw verzoek. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk worden ingediend, kan deze termijn indien wettelijk toegestaan met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij je hierover binnen één maand na ontvangst van het verzoek.

Wanneer wij geen gevolg geven aan jouw verzoek, leggen wij uit waarom.

Voor het uitoefenen van jouw privacyrechten worden in principe geen kosten in rekening gebracht. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen wij, voor zover de AVG dit toestaat, een redelijke vergoeding vragen of weigeren aan het verzoek te voldoen.

15. Cookies
Oppas Eef maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten functioneren en, waar van toepassing, inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

16. Klachten
Heb je een klacht over de manier waarop Oppas Eef met jouw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via:

info@oppaseef.nl

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen
Oppas Eef kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de wetgeving verandert.

De meest actuele versie van deze privacyverklaring is te vinden op www.oppaseef.nl.